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『サブリミナル・ビジネス Vol.33 整理整頓力・ファイリング力』

「整理整頓力」と「ファイリング力」の習得と習慣化を潜在意識にプログラムするサイレント・アファメーション。

震災・増税後の厳しい経営環境下、退職者の人員補充もなされずに、未決文書と書類の山に埋もれるビジネスパーソンがますます増加しているそうです。

整理整頓とファイリングを日々の基本動作に折り込めれば、生産性が上がるであろうことは百もご承知でしょう。

でもなかなか手をつけられない人が多いのも事実なのです。

面倒くさがりな人ほど心理的な抵抗が大きいですし、どうこう言われることが少ないこともあって先延ばしにしやすいですから。

重い腰を上げる手始めに、整理整頓・ファイリングのメリットを再認識するのもよさそうです。


NTTドコモの携帯電話のデザイン、ユニクロやキリンの発泡酒“極生”のブランディングなど、本質を突いたアートディレクションで各界の注目を集める佐藤可士和氏も、「全ては整理からはじまる」と言っています。

佐藤氏は整理整頓のメリットとして、

「余計なモノのない快適な仕事環境が、生産性と創造性を大幅に高めてくれる。」

「整理整頓を徹底することで、大事な書類などが無くなるリスクを回避できる。」

「整理整頓(=空間の整理)のスキルと習慣を、情報の整理、思考の整理へと広げていくことで、仕事と人間関係の複雑な問題を把握し、整理することができる。」

「(複雑な問題を把握、整理した結果として、)問題の本質を突いた視点を導入し、真の問題解決を行うことができる。」

といった点を挙げています。


整理整頓・ファイリングはもはや基本動作といっても良いくらい、ビジネススキルとしては基本の部類のはず。

それでもなぜか、多くの人が怠っているというのが現実です。

ということは、周囲の同僚が怠っているのであれば、整理整頓・ファイリングを行うだけで抜きんでることが可能かもしれません。

またビジネスパーソンとしての基本動作がしっかりしているほど、周囲の信頼も得られやすいというものです。

ご家庭での「そうじ力」の強化にも、もちろん役立ちます。


整理整頓とファイリングの力をつけるメリットを考えてみましょう。

・意識せず自然に整理整頓ができるようになった。

・整理整頓、ファイリングをストレス無く行えるようになった。

・机回りが常に整頓され、気持ち良く仕事に専念できるようになった。

・書類の山が消えた。

・未決書類をすばやく捌けるようになった。

・必要な資料、契約書や証憑などをすぐに探し出せるようになった。

・キャビネットに空きスペースが出来た。

・仕事の漏れ、失念が無くなりアウトプットの精度が上がった。

・片付いた机回りが清潔感のある印象を与えているようだ。

・目の前の業務により集中できるようになった。

・仕事のアイディアが浮かびやすくなった。

・相変わらず書類の山に埋もれている同僚に差をつけることができた。

・仕事を安心して任せられるようになったと言われた。

・仕事の効率が大幅に上がり、早く帰れるようになった。

・自宅でも率先して掃除・整理整頓をするようになり、配偶者に感謝された。

・必要情報を効率的に整理・保存するようになり、情報活用力が大幅に向上した。



このように、整理整頓とファイリングの力をつけることで、あなたのビジネスに多くのメリットがもたらされます。

一方では、整理整頓ができていないだけでも、気付かぬうちに評価を落としている可能性もありそうです。

さらに、おそらく周りには、几帳面そうに見えて面倒くさがりの本性を持つ人もいます。

そのような人達は、職場では見事なまでにその本性を抑圧しています。

問題は、整理整頓をしないことによって、本性を抑圧した人々を刺激して、彼らを不快に感じさせてしまうことにあります。

もしあなたが自分の机の上に書類の山を築いているのなら、そしてさらには、上司や同僚の机まわりがスッキリしているのなら、あなたは上司や同僚を不必要にイラつかせているかもしれません。

そんなことで「仕事ができない」「要領が悪い」などと烙印を押されてしまっては、たまったものではありませんよね。


このサブリミナル音源は、整理整頓とファイリングのスキルを獲得し、習慣化することを目的としており、これらのスキルを潜在意識にプログラミングしていきます。

このプログラミング過程では、自動車の運転と同じメカニズムがはたらいています。

自動車の運転に馴れていくにつれて、次第に運転操作を考えずに運転できるようになるのと同じ原理で、潜在意識レベルのスキル習得は進んでいきます。

当初はひとつひとつの作業の意味や段取りを考えながら、たどたどしく整理整頓・ファイリングを行っていたとしても、潜在意識レベルで習熟するにつれて、判断と作業のスピード・正確さが次第に向上していきます。


このサブリミナル音源(CD、MP3)の構成

〔Track01〕

整理整頓を習慣化する


整理整頓の取り組みを、「面倒くさい」不快感から「必要な物がすぐ見つかり、無駄な動きがない」心地良さへ書き換える。

整理整頓の後回しを、「面倒くささから逃れた」心地良さから「必要なものが見つからず、忘れ物やケアレスミスが多い」不快感に書き換える。

効率的な仕事のために整理整頓力が必須であることを受け入れる。

整理整頓を日々の習慣にする。

日付/曜日、時間を決め、定期的に掃除をする習慣をつける

日付/曜日、時間を決め、定期的に整理整頓をする習慣をつける。

あらゆる整理整頓に無理なく継続可能なルールを作り、実行する。

シンプルな整理整頓が習慣になってから、序々にルールを詳細化する。


〔Track02〕

知的生産性が高まる整理整頓力(1)


ひと目で分かるように収納する。

処理途中の収納ステップを用意する。

まず整頓し、そして整理をする。

手掛けた整理整頓を完遂する。

分類別にまとめる。

形・色・形式・サイズ・トーンを揃える。

ひと目で探せるように整理する。

分類の難しい書類を時系列で保管する。

ラベル・タイトル・色分けで管理する。

時系列で管理する。

書類の種類別に管理する。

案件別に管理する。

取引先別に管理する。

透明な容器で管理する。


〔Track03〕

知的生産性が高まる整理整頓力(2)


仕事の流れと使用頻度を考慮した上で置き場所、収納場所を決める。

誰がどこで使うかを考えて収納する。

頻繁に使うものを机の上に置く。

浅い引き出しに引き出しトレイを活用する。

深い引き出しにボックスファイルを活用する。

収納・整理のスペースに余裕を持たせる。

比較的よく使うものを手前に、そうでないものを奥に収納する。

引き出しをできるだけ仕切る。

整理したものを定期的に見直す。

書類を重ねて置かない。

設置・保管場所をイメージした上で購入する。

定期的に棚卸しを実施し、在庫切れと過剰在庫を抑える。

高さ、深さを揃え、立てて並べる。


〔Track04〕

知的生産性が高まる整理整頓力(3)


本や雑誌から得た情報、アイデアをテキストファイルで保存する。

アイデアをマインドマップで整理する。

もらった名刺はその日のうちにその人のコメントを付ける。

もらった名刺は定位置に保管後、定期的に整理する。

PC内のフォルダ管理は3階層程度に留める。

ファイル名の名前付けルールを決め、徹底する。

ファイル名には分類名、案件名、検索で使用するキーワードを含める。

定型的な作業、事務について効率的な標準の手順、チェックリストを定める。

定型的な作業、事務を積極的に他人へ任せる、外注する。

会議にPCを持ち込み、会議進行と並行して議事録を作成する。


〔Track05〕

書類がみるみる片付くファイリング力(1)


書類を捨てるか保管するか、書類が手元に来たときに判断する。

以後不必要となった書類を捨てる。

重複した書類を捨てる。

必要性を判断できない書類は、保管用のダンボール箱等で一時的に保管し、一定期間後に順次捨てていく。

手元にくる書類を減らす。

 ・ネットで閲覧できるものはなるべく受け取らない
 ・不要なDMの発送を停止してもらう
 ・資料はなるべく電子データでもらう


〔Track06〕

書類がみるみる片付くファイリング力(2)


業務に使う書類のサイズ、形をA4に統一する。

小さなメモをA4用紙に貼り付けて管理する。

ファイリングのツールを有効活用する。

 ・クリアファイル
 ・クリアブック
 ・ファイルボックス
 ・書類整理棚
 ・保留書類の一時保管箱

どこに何を保管するかのシンプルなルールを決め、守る。

使い終わったものは、その場で元のあるべき場所に戻す。

二段トレーを活用する。

二段トレーの上段に、目を通していない新着書類(処理待ち)を置く。

二段トレーの下段に、目を通した保留書類(処理の途中・後回し)を置く。

処理を完了した書類を保管又は廃棄する。

書類の属性を意識する。

 ・フロー書類:進行形の業務に関わる書類、必要性を保留中の書類
 ・ストック書類:完了業務に関わる書類、契約書、各種証憑などの要保存書類


〔Track07〕

書類がみるみる片付くファイリング力(3)


フロー書類をすぐに取り出せる、手元から近い場所に置く。

フロー書類はクリアファイルとファイルボックスを活用し、全容が把握できる状態を保つ。

近いうちに使う書類は、案件毎にクリアファイルに入れて保管する。

クリアファイルに入りきらない書類は複数のクリアファイルに入れて保管する。

書類を入れたクリアファイルの内容がひと目で分かるように、タイトルを付した表紙を入れる。

クリアファイルはファイルボックスに入れて保管する。

クリアファイルをファイルボックスに入れる際、左端に入れるようにする(押し出しファイリング)。

ストック書類はなるべく内容別、案件別にまとめてクリアブックに整理する。

ストック書類を入れたクリアブックにはインデックスをつける。

クリアブックは五十音順(もしくは案件別、種類別、取引先別)にして、書類整理棚で保管する。


〔Track08〕

整理整頓力が向上する集中アファメーション



〔Track09〕

整理整頓力が向上するサブリミナル・イメージトレーニング



〔Track10〕

ファイリング力が向上する集中アファメーション



〔Track11〕

ファイリング力が向上するサブリミナル・イメージトレーニング



サイレント・アファメーション仕様(脳波誘導無し)のメリット

このサブリミナル音源には、脳波を誘導する効果を含まないタイプ(脳波誘導無し)のサイレント・アファメーション®仕様が設定されています。

脳波誘導効果音が含まれないためより無音に近く、

・周囲を気にせずに聴くことができる

・聴かせたい家族がいる場合、本人に気づかれずに再生可能

・ひたすらリピートしても苦ではない

・仕事や勉強、読書など、集中を必要とする作業を邪魔せずに聴くことができる

・音楽やテレビ、会話を邪魔せずに聴くことができる


といったメリットがあります。


参考文献

・『アイディアいっぱい!整理・整頓術』
・『頭のいい整理・整頓術、教えます』
 (以上、阿部 絢子)

・『超「高速」整理術』(壺阪 龍哉)

・『3日で運がよくなる「そうじ力」』(舛田 光洋)

・『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』(リズ・ダベンポート)

・『必要なものがスグに!とり出せる整理術!』(池田 暁子)

・『整理の技術』(坂戸 健司)

・『佐藤可士和の超整理術』(佐藤 可士和)

・『仕事が速くなるプロの整理術』(吉越 浩一郎)

・『「仕組み」整理術』(泉 正人)

・『夢をかなえるファイリング』(小野 裕子)

・『ファイリングの基本が面白いほど身につく本』(吉原 靖彦)

・『なんで片付けられないんだ?』(菅野 結希)

・『ミズゼロ、ムダゼロ、残業ゼロ!』(オダギリ 展子)

・『段取りのつけ方・仕事のすすめ方』(神谷 一博)

・『ファイリング&整理術』(矢次 信一郎)

・『ファイリングマネジメント』(城下 直之)



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